Наем первого сотрудника в ИП: оформление трудовых отношений

Первый сотрудник для ИП — это не просто расширение, а смена статуса: вы перестаёте быть самозанятым и становитесь работодателем. Ошибки на этом этапе стоят денег — штрафы, переплаты налогов, суды. Разберём, как нанять человека без риска, на примерах из белорусских реалий.

Шаг 1. Выберите форму договора: трудовой или подряд

Пример. ИП Алексей из Могилёва открыл небольшую мастерскую по ремонту бытовой техники. Ему нужен помощник на полный день. Многие начинающие предприниматели путают трудовой договор и договор подряда (гражданско-правовой).

Трудовой договор означает, что вы подчиняетесь Трудовому кодексу: отпуск, больничный, социальные гарантии. Договор подряда — это разовая работа или услуга без включения в штат. Если сотрудник будет работать постоянно и по вашему графику, выбирайте трудовой договор. Для разовых задач (например, сделать сайт) — подряд.

Совет. Если сомневаетесь, проконсультируйтесь с бухгалтером. Некоторые ИП пытаются сэкономить и оформляют подряд на постоянную работу — налоговая при проверке переквалифицирует договор и доначислит взносы. Подробнее о выборе организационной формы читайте в статье ИП или ООО: что выбрать начинающему в 2026.

Шаг 2. Зарегистрируйтесь как работодатель в ФСЗН и Белгосстрах

Пример. ИП Елена из Гродно, владелица небольшого цветочного магазина, решила нанять продавца. Она подписала трудовой договор, но не встала на учёт в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) и не уплатила обязательные страховые взносы. Через месяц пришла проверка — штраф.

До приёма первого сотрудника ИП обязан зарегистрироваться в ФСЗН как плательщик взносов. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора. Также необходимо встать на учёт в Белгосстрах для уплаты взносов на страхование от несчастных случаев. Без этих шагов любая выплата зарплаты считается нарушением.

Совет. Подайте заявление через портал ФСЗН или лично в отделении. Процедура бесплатная, занимает один день. Подготовьте копию трудового договора и паспорт.

Шаг 3. Соберите пакет документов от сотрудника

Пример. ИП Иван из Барановичей нанял водителя для доставки стройматериалов. Он попросил только паспорт и забыл проверить трудовую книжку. Оказалось, что сотрудник числится на другой работе — пришлось расторгать договор и платить компенсацию.

При приёме на работу по трудовому договору вам нужны: паспорт, трудовая книжка (если есть), документы об образовании (если требуется квалификация), ИНН, страховое свидетельство (если есть). Если сотрудник устраивается впервые, вы сами заводите трудовую книжку. Для договора подряда достаточно паспорта и ИНН.

Совет. Сделайте копии всех документов и храните их вместе с договором. Не забудьте взять заявление о приёме на работу от сотрудника — это обязательный документ по ТК РБ.

Шаг 4. Издайте приказ и заполните личную карточку

Пример. ИП Марина из Минска, владелица студии маникюра, наняла мастера. Она подписала договор, но не оформила приказ о приёме. При проверке трудовая инспекция выписала предписание.

На основании трудового договора нужно издать приказ (распоряжение) о приёме на работу. Форма может быть произвольной или унифицированной Т-1. В приказе укажите дату начала работы, должность, оклад, испытательный срок (если есть). Также заполните личную карточку работника (форма Т-2) — она нужна для учёта кадров.

Совет. Если ведёте кадровый учёт в электронном виде, программа сама сформирует приказ. Если вручную — используйте шаблоны с сайта Министерства труда. Проверьте, правильно ли рассчитан испытательный срок: для большинства работников — до 3 месяцев, для руководителей — до 6.

Типичные ошибки при найме первого сотрудника

• Работа без письменного договора — устная договорённость не защищает ни вас, ни сотрудника.
• Оформление договора подряда при реальных трудовых отношениях — ведёт к штрафу и доначислению взносов.
• Пропуск регистрации в ФСЗН и Белгосстрах — штраф до 50 базовых величин (сейчас 1 БВ = 40 BYN).
• Неправильный расчёт заработной платы и налогов — нужно учитывать подоходный налог (13%) и взносы в ФСЗН (35% от зарплаты, из них 28% платит работодатель, 7% — работник).
• Отсутствие приказа о приёме и личной карточки — трудовая инспекция расценивает как нарушение порядка ведения кадрового учёта.
• Непроверка трудовой книжки нового сотрудника — если он уже работает, вы обязаны запросить её с предыдущего места.

Что ещё важно знать

Испытательный срок. Можно установить до 3 месяцев для обычных должностей. В течение этого срока вы имеете право уволить сотрудника по упрощённой процедуре, если он не справляется. Условие об испытании обязательно пропишите в трудовом договоре.

Отпуск и больничный. После 6 месяцев работы сотрудник имеет право на трудовой отпуск (не менее 24 календарных дней). Больничный оплачивается из средств ФСЗН, но первые дни — за ваш счёт. Уточните расчёты у бухгалтера или в статье Первые шаги после открытия ИП.